Darauf sollten Sie vor Einführung eines CRM-Systems achten

Im Folgenden erläutern wir Ihnen anhand von 10 Punkten, auf welche Dinge Sie vor der Einführung eines CRM-Systems achten sollten. Die Aufzählung soll als erster Anhaltspunkt und Anregung dienen. Ausführliche Informationen zur Einführung eines CRM-Systems in mittelständischen Unternehmen erhalten Sie z. B. im CRM-Leitfaden des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie.

1. Seien Sie sich darüber im Klaren, was sie mit einem CRM-System erreichen möchten. Erarbeiten Sie eine klare Zielsetzung und kommunizieren Sie diese in Ihrem Unternehmen.
2. Analysieren Sie Ihre Unternehmensprozesse: Wo werden Informationen abgelegt? Wer benötigt welche Daten? Über welche Kommunikationswege und von wem wurden diese weitergegeben? So werden sie sich der aktuellen Unternehmenssituation bewusst  und können den möglichen Projektumfang realisieren.
3. Analysieren Sie ihre Kundenstruktur und stellen Sie z. B. folgende Fragen: Welche Informationen besitzen Sie über Ihre Kunden? Haben Sie sie nach bestimmten Kriterien gegliedert? Wie werten Sie die Informationen aus? Welche Auswirkungen haben die Analyseergebnisse auf Ihre kundenbezogenen Prozesse?
4. Strukturieren Sie die Arbeitsprozesse. Für die erfolgreiche Einführung und Nutzung eines CRM-Systems sind klar definierte Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen unumgänglich. Ohne sie ist die Messung eines Fortschritts, z. B. auf dem Weg zu einem Auftrag, nicht möglich.
5. Stellen Sie sich die Frage, welche Prozesse ein CRM-System am deutlichsten optimieren und den größten Nutzen haben würden. Ein sichtbarer Erfolg steigert Sie die Motivation bei Ihren Mitarbeitern. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in das CRM-Projekt mit ein. Denn ihre Akzeptanz ist Grundvoraussetzung für eine CRM-Einführung.
6. Prüfen Sie, für welche Abteilungen das Thema CRM relevant ist und bestimmen Sie Projektverantwortliche.
7. Überlegen Sie sich vor der Einführung, welche Funktionen das CRM-System erfüllen soll. Vermeiden Sie den Kauf von Funktionen, Modulen etc., die Sie zu Beginn nicht benötigen.
8. Informieren Sie sich sorgfältig über verschiedene CRM-Systeme. So erkennen Sie, welche CRM-Software zu Ihrem Unternehmen (Branche, Größe etc.) und Ihren individuellen Anforderungen passt.
9. Erstellen Sie ein Lastenheft, in dem Sie die technischen und inhaltlichen Anforderungen an ein CRM-System und den Soll-Zustand Ihrer Unternehmensprozesse festhalten.
10. Betrachten Sie die CRM-Einführung nicht als ein zeitlich begrenztes Projekt. Im Idealfall „lebt“ das Unternehmen eine CRM-Kultur, also eine am Kunden orientierte Ausrichtung.